曉數碼的溝通之術 — 1 on 1 秘笈!

前言

曉數碼的組織願景為「藉由持續成長與連結,而不斷孕育出幸福的組織。」這也是呼應公司願景的 ”A Heart Driven World.” 。曉數碼相信,所有人事物都是彼此相互連結的,並且透過連結,也能幫助彼此成長,進而產生幸福。

那麼,為了要獲得幸福,要如何同時做到「成長」與「連結」呢?

今天想跟大家分享其中一個方法 —— 那就是曉數碼十分重視的 1 on 1 制度。

什麼是 1 on 1?

 

在曉數碼,Leader 會定期安排與成員的 1 on 1 時間:除了了解成員的工作狀況,確認對方是否遇到問題需要幫忙,也能進一步釐清成員對工作的想法,進而去調整,讓個人發展與組織運作達到最和諧的狀態。

但你心裡可能會想⋯⋯

「實際上 1 on 1 會怎麼運作呢?」

「我不太明白 1 on 1 的意義,以及它能夠有什麼樣的成效?」  

「我剛開始帶領團隊,該怎麼做才能有效進行呢?」

 

對談的過程,便是與對方連結的時刻。而要怎麼引導、怎麼抓到對方真正想說的事情,也是需要特別留心注意的。

所以,我們想分享由總公司的一位工程師所撰寫的心得給大家,裡面有作者在實行中所得出的小技巧與統整,希望大家看完之後,內心的疑問都能夠得到解答。

 

【姍姍來遲的 1 on 1 整理】

文章譯自 ゆのん 《今更だけれど1on1を整理してみる》

 

推薦書籍
已經有很多的值得參考的參考文獻,舉裡來說像下面這本書:

自己的整理


雖然跟上述的書本中的內容有些重複,不過以下是我對1on1的整理。

1on1的種類


主要有六種,在一次 1 on 1 中可能只出現一種、也可能六種混雜著使用。重點是知道和眼前的人進行這次談話的目的、並即時判斷要用什麼樣的種類進行較為合適。

 

1. 業務報告型


像是「話說,那件事現在怎麼樣了?」的類型。

由於 1 on 1 本質上是希望利用這個時間,進行只有一對一時才能討論的話題,因此如果是平常就能進行的對話,希望盡量不要佔用這個時間。
如果這類話題佔了你大部分 1 on 1 的時間,建議改善一下你的方式。

若要採取這樣的模式,在一開始先正式地道個歉:「抱歉抱歉,我們先從工作上的話題開始,很快就會結束這部分」,之後趕快說一說。

 

2. 傾聽型


適用於自己剛加入新的團隊,或是想解決無法如期順利進行的狀況。

先個別詢問目前為止的脈絡以及現在的課題,之後統整所聽到的狀況,找出團隊整體的課題。如果認真進行的話,一個人大約 15 分鐘就會有些雛形了,然而如果是累積了許多焦慮情緒的成員,即便是一個小時也可能不夠。

 

3. 指導型


適合1 on 1 對象是比較資淺的成員,大部分是以態度面的指導為主。

例如,在團隊中的應對進退、與他人的溝通方式、工作的方式等。重點是,在這之後應該要同時傳達自己對該成員的評價與想法。

評價並非累積好幾個月才進行一次,而是盡可能更頻繁地在日常之中傳達,我覺得 1 on 1 就是最適合的時機。(當然也要包含正向的回饋!)

 

4. 煩惱諮商型


如果團隊中有人感到煩惱的話,不論多細微的事情都盡量仔細詢問。就像手指被一根刺札到又拔不出來一樣,就算周圍的人都不覺得是什麼大事,但對眼前的人來說,現在所面臨的狀況就是這麼痛苦。最重要的是,要站在對方的立場,盡可能感同身受地詢問及傾聽。

雖然有時候可能很難立即判斷,但是在詢問煩惱的過程中,自然而然會遇到「單純想要對方聽」的情況,或是「想要找到解決方法」其中一種模式。「單純想要對方聽」的模式,可能是問題的規模太大,沒有辦法立刻解決;或是當事者本人說不困擾,卻漸漸地越講越多;又或是仔細聽下去之後,發現其實並沒有那麼困擾(!!)等等各種狀況。有時候也可能是因為自己在做的事情行不通,而感到痛苦,雖然聆聽者的你可能也面臨著自己的課題,但就好好聽下去吧!

另一方面,「想要找到解決方法」的模式,當然也會有想要一起尋找靈感或思考方向的狀況,但不乏也有其實自己心中已經握有答案的狀況。要做的話難度很高又有點麻煩,但同時也知道這種方式是最佳解的情況。在這種時候,我反而會說出比較嚴峻或是驚人的話,嘗試釐清事情的本質。切身地去感受變化所帶來的痛苦,期待下次再遇到這種情況時,能夠降低採取解決方式的這種痛苦。

不管是哪一種,在透過嘴巴講出來的同時,便能在腦中整理一遍,讓事情變得更加清晰明朗,所以,最重要的是要將自己化作接發球的對象,給予協助與陪伴。有時煩惱也可能隨著時間就自己解決了。重點是不要過度追求一次就把問題給解決掉。雖然我也認為若多少能夠向前推進一點就好了,但也要注意不要過度焦急喔。

 

5. 傳喚型


「現在可以過來一下嗎?」的可怕類型,哈哈。通常遇到這種狀況時都會讓人不由自主地採取警備姿勢,所以如果不是太嚴重的事情,在一開始就先說明不是太嚴重的事情比較好。

說到應該討論的話題,可能是這個人接下來要做的事情和你密切相關、因此先打個招呼,或是不方便讓其他人聽到的私人談話、又或是和合約相關的緊急話題等等。

如果太常使用這種形式的話,也會讓擴散緊張不安的氛圍給團隊,因此建議不要太常使用這種方式。

 

6. 自由談話型


「雖然沒有什麼特別想跟自己討論、解決的課題,但不太有談話的機會也不好,所以就隨便聊點什麼吧!」的類型。聽聽對方想做的事(WILL)、最近熱衷的事,輕鬆地對談。

會選擇這種類型的,可能是很自動自發的人,也有可能是靈魂寶石(※ 出自魔法少女小圓)已經污濁到甚至忘記如何變成魔女的人。如果是後者的情況,總之先讓對方說出自己的想法還有正在思考的事情,對方大概也會講出讓人驚愕的程度之多的事情吧,總而言之就是問就對了。這樣一來,讓對方全部傾吐出來之後,心裡會變得稍微有點餘裕,也能照 2~4 的類型順暢進行。

 

要注意的事


如果只是隨意地聊聊什麼,難得都花費了彼此人生中寶貴的時間了,這樣真的是有點浪費啊。為了將談話變成有限範圍內有意義的事情,還請自己注意一下以下的事情。

 

1. 時間是為了對方而創造的
傳達自己的意見、拜託對方事情……等,這類事項說到底都只是附加的東西而已。不過也是有那種只能透過 1 on 1拜託對方的事情,所以也不用到完全避免的。


 

2. 辨識對方的期待
行動的重點因人、時間而異,所以請弄清楚對方所希望的事情。是追尋自己的成長嗎?還是讓工作能夠圓滑地進行呢?雖然從與對方的談話中去觀察也很重要,但如果能問的話就請先直接了當地問吧。


 

3. 以平等的關係進行對話
帶有上下關係進行談話的話,會有諸多限制,請盡可能地排除掉這種狀況吧。說到底大家都是一起工作的夥伴,請以平視的角度進行談話。雖然說這應該是平常就會掛心的事情就是了。

 

4. 打造對對方來說有意義的時間
雖然說傾聽對方的煩惱,讓對方心情變好也是很重要的事情,不過還是請給予一些新的發現吧。因為有時候第三者冷靜的意見,反而能得出解決事情的眉目。

 

5. 不要覺得有做1 on 1就可以解決事情
不能將 1 on 1 視為是目的。最多也不過只能是製造解決事情的契機與機會罷了。請先理解到事情能否能解決是取決於人的。

 

6. 如果大多以自由談話的方式進行的話,可以考慮降低頻率
回顧 1 on 1 是否有正確的價值存在是很重要的。我覺得能有一個月一次,15分鐘左右的談話機會是很好的。

 

7. 可以立刻解決的問題就立刻解決
要買什麼東西,這種能夠用錢解決的問題,或者批准類的事情,請立刻解決吧。特別是沒有什麼工作經驗的人,很難與人建構信賴關係,如果遇到這種很小的事情,展現出你能馬上解決的樣子也是很重要的。

 

結語

看完文章,是否有稍微解決你心中的疑惑了呢?

文章中提到的各種內容,雖然讓人感覺像是要戰略式地去進行,但實際上並沒有那麼嚴謹的。最重要的事情還是莫過於敞開心胸,好好面對你眼前的人!

曉數碼秉著這樣的想法,用心推動經營彼此間的 1 on 1 時間,相信過程中不僅能讓成員更清楚自己的想法,也能連結到成員的個人成長,進而在創造組織連結上有所成效,打造更舒適的工作環境。

所以,請讓彼此貴重無比的時間變得有價值吧!

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